ఏ పని ముందు చేయాలి? ఏది వాయిదా వేయాలి?
telugulife ·
ఉదయం ఆఫీస్‌కి వెళ్లగానే చేయాల్సిన పనుల జాబితా తయారుచేసుకున్నాం. అందులో ఐదారు ముఖ్యమైన పనులున్నాయి. మొదటి పని మొదలుపెట్టేలోపే ఒక మెసేజ్ వచ్చింది. దానికి సమాధానం ఇస్తుండగా మరో మీటింగ్ మొదలైంది. మీటింగ్ పూర్తయ్యేసరికి ఎవరో ఒక చిన్న సహాయం అడిగారు. అది పూర్తిచేసి తిరిగి మన పని మొదలుపెట్టేలోపు లంచ్ టైమ్ అయిపోయింది.
సాయంత్రానికి మన జాబితాలో కొత్తగా చేరిన పనులన్నీ పూర్తయ్యాయి. ఉదయం రాసుకున్న పనులు మాత్రం అలాగే ఉన్నాయి.
ఇలాంటి రోజులు మనకు కొత్తేమీ కాదు.
సమస్య మనం పని చేయకపోవడం కాదు. ఏ పని ముందు చేయాలో నిర్ణయించుకునేలోపే, మన ముందుకొచ్చిన పనిని చేసేస్తుండటం.
ఇక్కడే ఐసెన్‌హోవర్ మ్యాట్రిక్స్ (Eisenhower Matrix) అనే పద్ధతి మనకు ఉపయోగపడుతుంది.
రెండు ప్రశ్నలు, నాలుగు రకాల పనులు
అమెరికా మాజీ అధ్యక్షుడు డ్వైట్ డి. ఐసెన్‌హోవర్ పేరుతో ప్రాచుర్యంలోకి వచ్చిన ఈ పద్ధతి వెనుక ఉన్న ఆలోచన చాలా సులభమైనది.
మనం చేసే ప్రతి పనినీ రెండు ప్రశ్నలతో పరిశీలించవచ్చు.
ఈ పని ముఖ్యమైనదా?
ఈ పని అత్యవసరమైనదా?
ఈ రెండూ ఒకే ప్రశ్నలా అనిపించవచ్చు. కానీ వాటి మధ్య తేడా ఉంది.
ముఖ్యమైన పని అంటే మన లక్ష్యాలు, బాధ్యతలు, ఆరోగ్యం, భవిష్యత్తు లేదా మనకు విలువైన విషయాలపై ప్రభావం చూపే పని.
అత్యవసరమైన పని అంటే వెంటనే స్పందించాల్సిన అవసరం ఉన్న పని. ఆలస్యం చేస్తే ఏదో ఒక పరిణామం ఉండవచ్చు.
కొన్ని పనులు ముఖ్యమైనవీ, అత్యవసరమైనవీ అవుతాయి. కొన్ని ముఖ్యమైనవే అయినా వాటిని వెంటనే చేయాల్సిన అవసరం ఉండదు. మరికొన్ని అత్యవసరంగా కనిపిస్తాయి కానీ మన ప్రాధాన్యాలతో పెద్దగా సంబంధం ఉండదు.
ఈ తేడాను గుర్తించడానికి ఐసెన్‌హోవర్ మ్యాట్రిక్స్ పనులను నాలుగు భాగాలుగా విభజిస్తుంది.
అత్యవసరం | అత్యవసరం కాదు |
| ముఖ్యమైనవి — మన లక్ష్యాలపై ప్రభావం చూపేవి | |
1 వెంటనే చేయాలి అత్యవసరం + ముఖ్యం పిల్లలకు జ్వరం, రేపటి డెడ్‌లైన్, ఈరోజే కట్టాల్సిన బిల్లు | 2కీలకం సమయం కేటాయించాలి ముఖ్యం, కానీ ఎవరూ గుర్తుచేయరు వ్యాయామం, కొత్త నైపుణ్యం, పొదుపు, కుటుంబంతో సమయం |
| ముఖ్యం కానివి — మన ప్రాధాన్యాలతో సంబంధం తక్కువ | |
3 వీలైతే అప్పగించాలి అత్యవసరంగా కనిపించేవి "రెండు నిమిషాల" సహాయాలు, వరుస మెసేజ్‌లు, కాల్స్ | 4 తగ్గించాలి అత్యవసరమూ కాదు, ముఖ్యమూ కాదు అంతులేని స్క్రోలింగ్, ఆసక్తి లేకపోయినా వరుస వీడియోలు |
చూడటానికి చిన్న పట్టికే. కానీ మన రోజువారీ పనులను ఇందులో అమర్చడం మొదలుపెడితే కొన్ని ఆసక్తికరమైన విషయాలు బయటపడతాయి.
1. ముఖ్యమైనవి, అత్యవసరమైనవి — వెంటనే చేయాల్సిన పనులు
పిల్లలకు అకస్మాత్తుగా జ్వరం వచ్చింది. వెంటనే డాక్టర్ దగ్గరకు తీసుకెళ్లాలి.
రేపు ఒక ముఖ్యమైన ప్రాజెక్ట్ విడుదల ఉంది. కానీ అందులో తీవ్రమైన సమస్య కనిపించింది.
ఈరోజే చెల్లించాల్సిన బిల్లు ఉంది. ఆలస్యమైతే జరిమానా పడుతుంది.
ఇవన్నీ ముఖ్యమైనవే. అత్యవసరమైనవి కూడా.
ఇలాంటి పనులకు ప్రాధాన్యం ఇవ్వడంలో పెద్దగా సందేహం ఉండదు. వాటిని వెంటనే చేయాల్సిందే.
కానీ ఒక సమస్య ఉంది.
మన పనులన్నీ ఈ మొదటి విభాగంలోనే ఉంటే?
ప్రతిరోజూ ఏదో ఒక సమస్య పరిష్కరించడం, చివరి నిమిషంలో పనులు పూర్తిచేయడం, గడువుల వెంట పరుగెత్తడం అలవాటైపోతుంది.
కొన్నిసార్లు ఇది తప్పనిసరి. కానీ నిరంతరం ఇదే పరిస్థితి ఉంటే, మనం పనులను నిర్వహించడం కంటే వాటికి ప్రతిస్పందించడానికే ఎక్కువ సమయం వెచ్చిస్తున్నామని అర్థం.
2. ముఖ్యమైనవి, అత్యవసరం కానివి — సమయం కేటాయించాల్సిన పనులు
ఈ విభాగంలో ఉండే పనులు కాస్త భిన్నమైనవి.
రోజూ వ్యాయామం చేయడం, కొత్త నైపుణ్యం నేర్చుకోవడం, డబ్బు పొదుపు చేయడం, కుటుంబ సభ్యులతో సమయం గడపడం, వచ్చే నెల ప్రాజెక్ట్ కోసం ముందుగానే ప్రణాళిక సిద్ధం చేసుకోవడం.
ఇవన్నీ ముఖ్యమైనవని మనకు తెలుసు.
కానీ ఈరోజే చేయకపోతే వెంటనే ఏమీ జరగదు.
అందుకే వీటిని వాయిదా వేయడం చాలా సులభం.
ఉదాహరణకు, ఉద్యోగంలో ఎదగడానికి ఒక కొత్త టెక్నాలజీ నేర్చుకోవాలనుకున్నాం. అందుకోసం రోజూ అరగంట కేటాయించాలని నిర్ణయించుకున్నాం.
మొదటి రోజు ఆఫీస్ పని ఎక్కువైంది. రెండో రోజు ఇంట్లో ఏదో అవసరం వచ్చింది. మూడో రోజు కాస్త అలసటగా అనిపించింది.
అలా నెల గడిచిపోయింది.
ఆ కొత్త టెక్నాలజీ నేర్చుకోవడం ఇప్పటికీ ముఖ్యమైన పనే. కానీ అత్యవసరం కాదు కాబట్టి మన జాబితాలో ఎప్పుడూ వెనకే ఉంటుంది.
ఐసెన్‌హోవర్ మ్యాట్రిక్స్‌లో ఈ రెండో విభాగానికి ప్రత్యేకమైన ప్రాధాన్యం ఉంది.
ఎందుకంటే ఇక్కడి పనులను మనం చేయకపోతే సాధారణంగా ఎవరూ అడగరు. వాటికి గడువు పెట్టుకుని, సమయం కేటాయించుకోవాల్సింది మనమే.
మరో ఆసక్తికరమైన విషయం ఏమిటంటే, ఈ విభాగంలో కొన్ని పనులను సరైన సమయంలో చేయడం వల్ల మొదటి విభాగంలో ఎదురయ్యే అత్యవసర పరిస్థితులను తగ్గించుకోవచ్చు.
ప్రాజెక్ట్‌కు ముందుగానే ప్రణాళిక సిద్ధం చేస్తే చివరి నిమిషంలో హడావుడి తగ్గవచ్చు. వాహనానికి సమయానికి సర్వీసింగ్ చేయిస్తే అనుకోని మరమ్మతుల అవకాశాన్ని తగ్గించవచ్చు.
అంటే ముఖ్యమైన పనులన్నీ అత్యవసరంగా మారేవరకు ఎదురుచూడాల్సిన అవసరం లేదు.
3. అత్యవసరమైనవి, కానీ ముఖ్యమైనవి కానివి — అప్పగించగలిగే పనులు
ఆఫీస్‌లో ఒక పని మీద ఏకాగ్రతతో ఉన్నాం.
ఇంతలో సహోద్యోగి నుంచి మెసేజ్ వచ్చింది.
"ఒక చిన్న హెల్ప్ కావాలి. రెండు నిమిషాలు."
ఆ రెండు నిమిషాల పని పూర్తి చేసి తిరిగి మన పనిలోకి రావడానికి మరో పది నిమిషాలు పట్టొచ్చు.
ఆ తర్వాత మరో కాల్. ఇంకొక మెసేజ్.
వీటన్నింటినీ నిర్లక్ష్యం చేయలేం. ఎందుకంటే ఇతరుల పనులు కూడా ముఖ్యమైనవే కావచ్చు.
కానీ ఎదుటివారికి అత్యవసరమైన ప్రతి పనీ మనకు అంతే ముఖ్యమైనది కావాల్సిన అవసరం లేదు.
ఈ మూడో విభాగం గుర్తుచేసేది అదే.
ఇక్కడి పనులను వీలైతే మరొకరికి అప్పగించవచ్చు. లేకపోతే వాటికోసం ప్రత్యేకంగా సమయం కేటాయించవచ్చు.
ఉదాహరణకు, ప్రతి మెసేజ్ వచ్చిన వెంటనే సమాధానం ఇవ్వడానికి బదులుగా గంటకొకసారి చూసుకోవచ్చు. పదేపదే చేసే చిన్న పనులను ఆటోమేట్ చేయవచ్చు. మనమే చేయాల్సిన అవసరం లేని పనులను సంబంధిత వ్యక్తులకు అప్పగించవచ్చు.
అయితే ప్రతి ఒక్కరికీ పనులను అప్పగించే అవకాశం ఉండదు. కొన్ని బాధ్యతలను మనమే నిర్వహించాల్సి ఉంటుంది.
అలాంటి సందర్భాల్లోనూ ఒక పని నిజంగా వెంటనే చేయాల్సిన అవసరం ఉందా అని తెలుసుకోవడం ఉపయోగపడుతుంది.
కొన్నిసార్లు "ఇప్పుడు కాదు, కాసేపటి తర్వాత చేస్తాను" అనే సమాధానం కూడా సరిపోతుంది.
4. ముఖ్యమైనవీ కానివి, అత్యవసరమైనవీ కానివి — తగ్గించాల్సిన పనులు
ఫోన్ తీసి టైమ్ చూశాం.
ఏదో నోటిఫికేషన్ కనిపించింది. దాన్ని తెరిచాం. అక్కడి నుంచి మరో వీడియో. ఆ తర్వాత ఇంకొకటి.
కాసేపటికి అసలు ఫోన్ ఎందుకు తీసామో కూడా మర్చిపోయాం.
ఇలాంటి పనులు నాలుగో విభాగంలోకి వస్తాయి.
అవసరం లేకుండా సోషల్ మీడియా చూస్తూ ఉండటం, ప్రయోజనం లేని చర్చల్లో గంటలు గడపడం, ఆసక్తి లేకపోయినా వరుసగా వీడియోలు చూడటం.
ఇక్కడ ఒక చిన్న తేడా గుర్తుంచుకోవాలి.
విశ్రాంతి తీసుకోవడం, సినిమా చూడటం, స్నేహితులతో సరదాగా మాట్లాడటం అనవసరమైన పనులు కావు. మనకు ఆనందాన్నిచ్చే పనులు కూడా ముఖ్యమైనవే కావచ్చు.
సమస్య వినోదంలో లేదు. మనకు తెలియకుండానే సమయం గడిచిపోవడంలో ఉంది.
పది నిమిషాలు సరదాగా వీడియోలు చూద్దామనుకోవడం ఒకటి. గంట గడిచిపోయాక కూడా ఫోన్ పక్కనపెట్టలేకపోవడం మరొకటి.
ఐసెన్‌హోవర్ మ్యాట్రిక్స్ ఈ రెండింటి మధ్య తేడాను గుర్తించడానికి ఉపయోగపడుతుంది.
ఒకే పని అందరికీ ఒకేలా ఉండదు
ఈ పద్ధతిలో గుర్తుంచుకోవాల్సిన మరో విషయం ఉంది.
ఒక పని ఏ విభాగంలోకి వస్తుందనేది అందరికీ ఒకేలా ఉండదు.
ఉదాహరణకు, వ్యాయామం సాధారణంగా ముఖ్యమైనదే కానీ అత్యవసరం కాని పని. అయితే ఆరోగ్య సమస్యతో బాధపడుతున్న వ్యక్తికి డాక్టర్ సూచించిన వ్యాయామం మరింత ప్రాధాన్యం కలిగి ఉండవచ్చు.
అలాగే ఒక మెసేజ్‌కు సమాధానం ఇవ్వడం సాధారణంగా అత్యవసరం కాకపోవచ్చు. కానీ ఆ మెసేజ్ ఒక కీలకమైన సమస్యకు సంబంధించినదైతే పరిస్థితి మారుతుంది.
అందుకే ఈ మ్యాట్రిక్స్‌లో పనులను విభజించేటప్పుడు వాటి పేర్లకంటే సందర్భాన్ని చూడటం ముఖ్యం.
మరో విషయం కూడా ఉంది. మనకు ముఖ్యమైన పనులన్నీ పెద్దపెద్ద లక్ష్యాలే కావాల్సిన అవసరం లేదు.
పిల్లలతో అరగంట ఆడుకోవడం, అమ్మానాన్నలతో మాట్లాడటం, ప్రశాంతంగా కూర్చుని పుస్తకం చదవడం కూడా రెండో విభాగంలోకి రావచ్చు.
దాన్ని నిర్ణయించేది మన ప్రాధాన్యాలే.
రోజువారీ జీవితంలో ఎలా ఉపయోగించుకోవచ్చు?
ఐసెన్‌హోవర్ మ్యాట్రిక్స్ ఉపయోగించడానికి ప్రత్యేకమైన యాప్ అవసరం లేదు. ఒక కాగితం, పెన్ను ఉన్నా సరిపోతుంది.
రేపు చేయాల్సిన పనులన్నీ ఒకచోట రాసుకోవచ్చు.
ఆ తర్వాత ప్రతి పని గురించి రెండు ప్రశ్నలు అడగవచ్చు.
ఇది ముఖ్యమైనదా? ఇది అత్యవసరమైనదా?
సమాధానాన్ని బట్టి నాలుగు విభాగాల్లో ఒకదానిలో ఉంచవచ్చు.
మొదటి విభాగంలోని పనులకు వెంటనే ప్రాధాన్యం ఇవ్వాలి.
రెండో విభాగంలోని పనులకు క్యాలెండర్‌లో సమయం కేటాయించుకోవాలి.
మూడో విభాగంలోని పనులను వీలైతే అప్పగించాలి. లేదంటే వాటికోసం ఒక నిర్ణీత సమయాన్ని ఎంచుకోవాలి.
నాలుగో విభాగంలోని పనుల కోసం ఎంత సమయం వెచ్చిస్తున్నామో గమనించాలి.
ఇదంతా చేయడానికి కొన్ని నిమిషాలే పడుతుంది.
అయితే మ్యాట్రిక్స్ తయారుచేసుకోవడం వల్ల పనులన్నీ వాటంతట అవే పూర్తయిపోవు. అనుకోని పనులు వస్తాయి. మన ప్రాధాన్యాలు మారుతాయి. కొన్ని రోజులు వేసుకున్న ప్రణాళిక ప్రకారం ఏదీ జరగకపోవచ్చు.
ఈ పద్ధతి ఉద్దేశం ప్రతి నిమిషాన్నీ నియంత్రించడం కాదు.
మన ముందుకొచ్చిన ప్రతి పనినీ చేయడానికి బదులుగా, ఏ పని చేయాలో మనమే నిర్ణయించుకోవడం.
రోజంతా బిజీగా ఉండటం, ముఖ్యమైన పనులు పూర్తి చేయడం రెండూ ఒకటి కావు.
ఐసెన్‌హోవర్ మ్యాట్రిక్స్ ఆ చిన్న తేడాను మనకు కనిపించేలా చేస్తుంది.